《時間管理-給系統管理者》閱讀筆記

前言：
為什麼需要特別給系統管理者寫時間管理的書呢？
一般時間管理的書，只對一般人說。這邊，作者做了一個很妙的比喻與說明：
你應該看看我在家裝設的殺手及伺服器。一旦我完全搞定他之後，也要在工作場所裝一台一樣的。很少有職業像這樣。腦科醫生不會回家後，興奮地對他家的貓用新技術動手術，希望實驗成功，才能對病人使用新技術。
「系統管理不是一種工作，而是一種生活方式。」

第一章：時間管理原則
干擾：必須要適當地防止干擾，可以和你的同事一起建立起共同干擾防線，把時間有效應用在專暗的處理上。
原則有六：

1. 給時間管理的資訊一個「資料庫」（使用筆記）
2. 將腦力留給最重要的事。（重要！愛因斯坦的七套衣服與賈伯斯的黑色圓領毛衣）
3. 開發例行公事、並持之以恆。
4. 開發習慣與信念。--遲早都要做，晚做不如早做的好。
5. 在「專案期間」保持專心。
6. 以工作生活上的工具，管理社交生活。

第二章：專心對峙干擾

※建立一個促進專新的環境：

把可以歸檔的文件歸檔、把未完成的項目堆到即將完成那堆；剩下的放到一個信封，三個月內沒有動到，就扔掉。不要懷疑，有一絲猶豫就扔掉。

※多重工作的處理：

先意識到哪些可以多工進行？哪些不行？

視窗上的安排、例如應用多重桌面進行視窗歸類、減少尋找時間；固定視窗的放置位置。

※專新的尖峰時段：

專新的尖峰用來處理需要耗費腦力的工作，無法集中精神的時間用來進行耗費體力的工作。

※第一小時規則：

每天工作的第一小時，絕對不要收mail。先看看監控儀表，確認沒問題之後，就把時間用在專案上。

※干擾的處理：

1.引導干擾遠離你。

2.紀錄、確認干擾請求，給予回覆之後，立即會到目前的工作上。

3.指派、紀錄或實行。

第三章：例行公事

例行公事就是：給我們只想一次，就可以做很多次的方法。
例行公事可以讓我們較少思考，保留腦力給更重要的工作。
例行公事之一：永遠攜帶著筆記（PDA or PAA）
例行公事之二：定期與你的boss開會。（定期開會、溝通）
例行公事之三：定期巡視部屬。（瞭解問題）
例行公事之四：定期巡視客戶。（以學校環境，就是到老師們的教室走動）
例行公事之五：編輯檔案之前，永遠先做好備份。
例行公事之六：紀錄下旅行的「必攜」項目。（每次的旅行，把要帶的東西記錄下來，成為一種固定清單，可以省去腦力。）
※哪些事情需要「例行公事」？

1. 重複而沒有安排到的事件。例如：常常在開的會議，既然需要常常開，約時間又不容易，就直接列入例行公事。
2. 維護性質的工作。一些大量、無法一次做完的事情，可以分批、例行性的去完成。
3. 人際關係的維繫。四種人際需要注意：你的客戶、你的部屬、你的同儕、你的上司。這些人需要例行性與他們進行關係維繫。
4. 經常會忘記的事情。
5. 偶爾可以忽略的，但並不應該常常忽略的事情。
6. 開發薪技術、教育訓練與成長。（閱讀、參加訓練課程）

第四章：循環系統

建立個人個循環系統---千萬別信賴你的大腦！把每個請求都寫下來。如果沒有辦法立刻寫下來，可以請需求者mail給自己。

循環系統的使用表格如下：

上面的表格，每天一個。

規劃重點：

• 每天的開始建立今天的行程、今天的工作表。
• 排列出優先順序。
• 依照計畫實施，並加以著記。
• 一天結束時，把未完成的工作移到隔天的工作表單。
• 隔天重複循環系統。

詳細的執行下一章說明。

第五章：循環系統：工作表與時間表

本單元算是整本書的執行細則。

一、建立每天時間表，把行事曆中的約會填入右邊的行程中。

二、建立每天的工作表。工作表要記下所有的大小事情，並且在優先的部份，依照A、B、C分級。A為期限就在今天、必須馬上完成。B期限已經接近了。C除了上述兩項之外。

三、列出每件工作的優先順序之後，再加上預估時間。

四、超時工作的處理：

1. 低優先的移到隔天。
2. 把步驟拆解，可以處理的先處理。
3. 縮小工作範圍，把寫下隔天需要繼續完成的部份。
4. 修改預估時間。
5. 委派工作。如果有其他人可以分擔的話。（有些會議可以委派參加）
6. 找老闆安排優先順序。不要常用，負擔真的很重的時候、常常如此時可以使用。
7. 延遲會議或約會。盡量不要。
8. 加班--->下下之策。

五、規劃之後，就依照計畫執行。完成的，就在完成部份打勾或畫X，沒有完成的就以--表示。

六、結束一天，將今天沒有完成的部份，移到隔天的待辦事項欄位中。

如果有大型專案，將他分割成為個別的步驟，分散到不同日期的工作表中。

如果提早完成，恭喜了！可以提早進行其他預計的工作，或者休個假、整理辦公室、收mail。

第六章：循環系統：行事曆管理

行事曆的使用，是讓我們看到整個大藍圖。

記下每件事，讓行事曆引導你每日的工作。

還有，絕對不要錯過會議或答應的事情。

將你的工作和生活使用同一份行事曆。

從行事曆中找到整個公司的節奏。

記得：任何所安排的約會有要寫下來，除非你檢查過行事曆，否則不要答應約會。

搭應約會時，盡可能把耗費腦力的工作，安排在最能及中經神的那段時間。

第七章：循環系統：生活目標

重點：弄清楚目標、排出優先順序，然後找出步驟，將這些目標轉換成為工作項目。

目標設定：

必需要很明確的寫下來。可以運用以下表格：

	職業	個人
一個月
1年
5年

每個目標都要確定是可以量測的。

針對目標，分出ABC的重要次序。

把這些步驟安排進入行事曆中。

最後記得每個月都回顧目標，完成打X，有新的目標則加上去。

第八章：優先順序的安排

以工作表順序執行任務-->當不知道何者該優先時。

可以依據客戶期望安排優先順序。（做相同的事情，有更多的邊際效益。）

來自上司的請求-->可以考慮將順序優先調高。但也需要學習：管理你的上司。（以manager your boss搜尋）

第九章：壓力管理（略，有興趣自行研讀）

第十章：email管理（略，有興趣自行研讀）

第十一章：排除浪費時間的事件

避免有誘惑力的浪費時間事件

浪費時間的會議：

    會議分為：狀態會議和工作會議。先確認好會議性質，鎖定目標。事前先mail把會議資料準備好，避免時間浪費。

少看爛電視節目

第十二章：說明文件

運用wiki建立說明文件的好處：

1.使用者可以從文件中初步排除問題。

2.方便交接（IT的內部流程文件：少做、容易錯的，一定要寫下來。）

3.建立文件可以方便指派。

第十三章：自動化

哪些事情需要自動化？簡單的實情、常常要做&困難的事情，偶爾做一次。

	簡單的事情	困難的事情
做一次	手動去做	自動化
常做	自動化	購買軟體或撰寫軟體